Coraz więcej firm inwestuje w samochody elektryczne oraz fotowoltaika, by obniżyć koszty operacyjne i poprawić swój wizerunek ekologiczny. W praktyce pojawia się jednak pytanie, jak prawidłowo rozliczać energię zużytą na ładowanie pojazdów służbowych – zwłaszcza gdy zasilane są one z własnej instalacji PV. Przepisy podatkowe i księgowe nie zawsze nadążają za postępem technologicznym, dlatego przedsiębiorcy muszą działać z dużą świadomością i dokładnością. W artykule omawiamy, jak podejść do ewidencji i rozliczeń energii przeznaczonej na ładowanie EV w firmach posiadających instalacje fotowoltaiczne, by działać zgodnie z prawem i efektywnie zarządzać kosztami.
Fakturowanie energii z własnej instalacji PV
Fotowoltaika produkuje energię, którą firma zużywa na potrzeby własne – w tym na ładowanie pojazdów elektrycznych. Energia ta nie jest fakturowana przez zewnętrznego dostawcę, dlatego jej wartość należy ustalić wewnętrznie, np. na podstawie średniej ceny energii zakupionej z sieci. W celu ewidencji zużycia prądu warto zainstalować licznik energii dedykowany do wallboxa, który pozwoli dokładnie określić ilość energii przeznaczonej na ładowanie EV. Taka wartość może być następnie ujęta w kosztach uzyskania przychodu, jeśli pojazd wykorzystywany jest w działalności gospodarczej. W przypadku leasingu operacyjnego pojazdu – odpowiednie rozliczenie energii może być także wymagane przez leasingodawcę.
Rozliczenia w firmie jednoosobowej i spółce
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, rozliczenie energii zużytej na ładowanie auta może odbywać się w formie ewidencji przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacyjnych. Wartość energii elektrycznej z PV ustalana jest w oparciu o cenę jednostkową przyjętą w firmie, np. średnią z faktur zakupu prądu z sieci. W spółkach z o.o. lub komandytowych, gdzie flota EV może być większa, zaleca się prowadzenie dokładnej dokumentacji zużycia – w tym godzin ładowania, zużytej ilości kWh i lokalizacji ładowania. Możliwe jest też rozliczanie energii jako koszt wspólny, z przypisaniem go proporcjonalnie do pojazdów lub działów w firmie. Warto wprowadzić wewnętrzny regulamin korzystania z ładowarek oraz zasady przypisywania kosztów energii do konkretnych użytkowników.
VAT, amortyzacja i inne aspekty księgowe
Jeśli ładowarka EV została zakupiona przez firmę i jest środkiem trwałym, podlega amortyzacji. Energia wykorzystywana do ładowania aut służbowych może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodu – także w części, w której pochodzi z własnej produkcji PV. Co ważne, jeśli pojazd nie jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej (np. w 75% na firmę, 25% prywatnie), należy rozliczyć proporcjonalnie koszty energii. Rozliczenie VAT od energii z własnej instalacji jest możliwe tylko w zakresie, w jakim energia ta służy działalności opodatkowanej – a więc przy EV wykorzystywanym wyłącznie w firmie. Z tego powodu warto prowadzić ewidencję zużycia energii nie tylko ze względów organizacyjnych, ale i podatkowych.
Systemy do monitoringu i rozliczeń energii
Nowoczesne wallboxy i systemy zarządzania energią (EMS) umożliwiają precyzyjne śledzenie zużycia energii przez każdy pojazd i użytkownika. Dzięki integracji z systemami księgowymi lub eksportem danych do arkuszy kalkulacyjnych, rozliczenie energii z PV na potrzeby ładowania auta firmowego staje się łatwe i przejrzyste. Możliwe jest również przypisywanie indywidualnych limitów energetycznych, ustalanie taryf wewnętrznych i generowanie raportów. W firmach z większą liczbą aut EV lub ładowarkami udostępnianymi także pracownikom, systemy te pomagają rozliczać energię w modelu prepaid, refundowanym lub współdzielonym. Inwestycja w system zarządzania ładowaniem szybko się zwraca – oszczędzając czas i porządkując rozliczenia.
Fotowoltaika w firmie = prostsze ładowanie i jasne rozliczenia
Dzięki fotowoltaika firmy mogą ładować pojazdy elektryczne taniej i bardziej ekologicznie, jednak kluczowe jest prawidłowe rozliczanie zużytej energii. Własna produkcja prądu nie zwalnia z obowiązku dokumentowania i księgowania kosztów – zwłaszcza gdy EV są leasingowane lub wykorzystywane częściowo prywatnie. Poprzez stosowanie liczników energii, systemów EMS i ewidencji ładowań, można w pełni wykorzystać potencjał PV i jednocześnie spełniać wszystkie wymogi podatkowe. To nie tylko korzyść finansowa, ale również dowód na nowoczesne, świadome zarządzanie firmową energią. A to w dzisiejszym świecie znaczy więcej niż tylko oszczędności.